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Dynamics 365 wird pro Nutzer und Monat abgerechnet. Bei 50 Anwendern ist das ein überschaubarer Posten, bei 500 oder 5.000 ein strategisches Kostenthema, das mit jeder Preisrunde und jeder neuen Lizenzstufe weiter wächst. Genau das treibt Entscheider in Industrie und Mittelstand um: das Gefühl, für dieselbe Arbeit Jahr für Jahr mehr zu zahlen.
Die gute Nachricht: Ein Teil dieser Kosten lässt sich kurzfristig senken, ohne die Funktion einzuschränken. Der größere Hebel liegt in der grundsätzlichen Frage, ob Sie das System weiter mieten oder betreiben lassen. Dieser Beitrag ordnet beides ein, damit Sie wissen, wo sich Aufwand wirklich lohnt.
Wo Dynamics 365 Lizenzkosten wirklich entstehen
Der Kern der Kosten ist die Abrechnung pro Nutzer, verstärkt durch überdimensionierte Lizenzen und ungenutzte Zugänge.
In der Praxis zahlen viele Unternehmen für Lizenzstufen, die einzelne Nutzer gar nicht ausschöpfen, für Zugänge, die längst niemand mehr braucht und für Funktionen, die in einem höheren Tarif liegen, obwohl nur eine kleine Gruppe sie benötigt. Über die Jahre wächst dieser Posten fast automatisch, weil neue Mitarbeiter Lizenzen bekommen, ausgeschiedene aber nicht immer entfernt werden. Wer verstehen möchte, welche Lizenz für welche Rolle überhaupt nötig ist, findet die Grundlagen im Dynamics 365 Lizenz Guide. Für verteilte Standorte lohnt zusätzlich der Blick auf Lizenzierungsstrategien für internationale Instanzen.
Die kurzfristigen Hebel
Vier Maßnahmen senken die laufenden Lizenzkosten meist ohne funktionale Einschränkung.
| Hebel | Wirkung |
|---|---|
| Ungenutzte Lizenzen bereinigen | Zugänge inaktiver Nutzer entfernen und nicht weiter bezahlen |
| Basis und Attach richtig zuordnen | Zusatzmodule als günstigere Attach Lizenz statt als volle Lizenz |
| Team Member statt voller Lizenz | für Nutzer mit eingeschränktem Bedarf die passende, günstigere Stufe |
| Device statt User Lizenz | bei geteilten Arbeitsplätzen etwa im Schichtbetrieb |
Diese Optimierung ist sinnvoll und schnell umsetzbar, oft mit spürbarem Effekt schon im ersten Quartal. Sie bleibt aber innerhalb des Lizenzmodells und damit an die Preispolitik des Herstellers gebunden. Der nächste Hebel geht deshalb weiter.
Der große Hebel: betreiben statt mieten
Vollständig entfallen die laufenden Lizenzgebühren erst, wenn das System nicht mehr auf gemieteten Standardlizenzen aufsetzt.
Statt pro Nutzer an den Hersteller zu zahlen, lassen Sie ein System betreiben, das Ihre Prozesse abbildet und in Europa läuft. Die laufenden Lizenzgebühren pro Nutzer entfallen, weil die Lösung von einem verantwortlichen Partner bereitgestellt und verantwortet wird. An die Stelle steigender Lizenzkosten tritt eine planbare Kostenbasis, die nicht mit jedem neuen Mitarbeiter mitwächst. Warum das heute wirtschaftlich möglich ist, erklären wir in Die Zukunft der Entwicklung und wie sich die Beratung dadurch verändert, in Die Zukunft der Dynamics 365 Beratung.
Für wen sich das besonders rechnet
Je mehr Nutzer, desto größer der Hebel.
Industrieunternehmen und größere Mittelständler tragen überproportional hohe Lizenzkosten pro Kopf. Genau hier ist das Einsparpotenzial am größten, sowohl bei der kurzfristigen Optimierung als auch beim Wechsel in ein betriebenes Modell. Sinnvoll ist ein Vorgehen in Etappen, beginnend mit dem Bereich, in dem die Lizenzkosten heute am höchsten sind, wie wir in Migration in Etappen beschreiben. Der breitere Weg zur Unabhängigkeit ist Thema von Unabhängig von Microsoft werden.
Die versteckten Nebenkosten des Lizenzmodells
Neben der reinen Gebühr pro Nutzer verursacht ein gemietetes Modell weitere, oft übersehene Kosten.
Dazu zählt der Aufwand für die Verwaltung der Lizenzen selbst: die regelmäßige Prüfung, wer welche Stufe braucht, die Reaktion auf Lizenzänderungen des Herstellers und die Vorbereitung auf mögliche Audits. Hinzu kommt die Planungsunsicherheit, weil Preise und Tarifstrukturen sich ändern können, ohne dass das Unternehmen darauf Einfluss hat. Und schließlich bindet jede Preisrunde Managementaufmerksamkeit, die an anderer Stelle fehlt. Diese indirekten Kosten tauchen auf keiner Rechnung als eigener Posten auf, gehören aber in eine ehrliche Gesamtbetrachtung. Wer den Vergleich zwischen Kaufen und Selbermachen grundsätzlich neu aufziehen möchte, findet den Rahmen in Build vs. Buy neu bewertet.
So bereiten Sie eine Kostenanalyse vor
Bevor sich die Hebel bewerten lassen, braucht es einen klaren Blick auf die eigene Ausgangslage.
Nützlich ist eine einfache Bestandsaufnahme: Wie viele Lizenzen welcher Stufe sind aktiv und wie viele davon werden tatsächlich genutzt? Welche Nutzer arbeiten nur lesend oder in wenigen Prozessen und kämen mit einer günstigeren Stufe aus? Wo teilen sich mehrere Personen einen Arbeitsplatz? Und in welchem Bereich sind die Kosten pro Kopf am höchsten? Diese Übersicht zeigt nicht nur das kurzfristige Sparpotenzial, sondern auch, welcher Bereich sich zuerst für ein betriebenes Modell eignet. Wie ein Partner die Verantwortung für ein solches System übernimmt, beschreiben wir in IT-Landschaft betreiben lassen.
Ihr nächster Schritt
Wir schauen uns Ihre heutige Lizenzlandschaft an und zeigen Ihnen zweierlei: was sich kurzfristig optimieren lässt und welchen Anteil Ihrer Lizenzkosten Sie durch ein betriebenes System realistisch ablösen können. Lassen Sie uns über Ihre größten Lizenzposten sprechen.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann ich Dynamics 365 Lizenzkosten kurzfristig senken?
Die schnellsten Hebel sind die Bereinigung ungenutzter Lizenzen, die passende Zuordnung von Basis und Attach Lizenzen, die richtige Wahl zwischen voller und Team Member Lizenz sowie Device statt User Lizenzen bei geteilten Arbeitsplätzen. Das senkt die laufenden Kosten oft spürbar, ohne die Funktion einzuschränken.
Wodurch entstehen hohe Dynamics 365 Lizenzkosten überhaupt?
Vor allem durch die Abrechnung pro Nutzer und Monat, durch überdimensionierte Lizenzstufen, durch nicht genutzte, aber weiter bezahlte Lizenzen und durch Funktionen, die in höheren Tarifen liegen. Bei vielen Nutzern summiert sich das zu einem großen, jährlich steigenden Posten.
Kann ich Microsoft Lizenzkosten für Dynamics 365 ganz vermeiden?
Die Optimierung innerhalb des Lizenzmodells senkt die Kosten, sie bleibt aber an das Preismodell des Herstellers gebunden. Vollständig entfallen die laufenden Lizenzgebühren erst, wenn Sie von der gemieteten Standardplattform zu einem eigenen, betriebenen System wechseln, das nicht mehr auf diesen Lizenzen aufsetzt.
Lohnt sich das Senken der Lizenzkosten besonders für Industrieunternehmen?
Ja. Industrieunternehmen und größere Mittelständler haben viele Nutzer und tragen deshalb überproportional hohe Lizenzkosten pro Kopf. Genau dort ist der Hebel am größten, sowohl bei der Optimierung als auch beim Wechsel in ein betriebenes Modell.
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