Welche Dynamics 365 Lizenz brauche ich wirklich? Der Guide 2025

Microsoft Dynamics 365 ist ein echter Allrounder für jede Abteilung Ihres Unternehmens. Es bietet CRM Lösungen für Vertrieb, Marketing und Aussendienst aber auch ERP Module wie HR und Finanzen. Doch gerade die Vielseitigkeit und der modulare, lizenzierte Aufbau stellt Unternehmer vor die Frage – welche Dynamics 365 Lizenz brauche ich wirklich?

Das Thema der Microsoft Business Lizenzen und der Dynamics Kosten begegnet auch uns im Alltag. Daher ist es Zeit für einen praktischen Guide 2025. In diesem Artikel verraten wir Ihnen, welche verschiedenen Lizenzen es gibt, wie Sie herausfinden, welche sie wirklich brauchen und welche Fehler Sie vermeiden sollten. Und: wir sagen Ihnen auch noch, ob Sie aktuell zu viel bezahlen!  

Dynamics 365 Lizenz – der modulare Aufbau

Das Thema Dynamics 365 Lizenz und welche Kosten auf Sie zukommen ist pauschal schwierig zu beantworten. Warum? Weil Dynamics 365 modular aufgebaut ist. Sie kaufen nicht ein Produkt von der Stange, sondern erwerben verschiedene Lizenzen für Apps. Die Microsoft Business Lizenzen sind also im Idealfall genau auf Ihren Bedarf zugeschnitten.  

Die einzelnen Module können einzeln lizensiert oder miteinander kombiniert werden. Zudem gibt es verschiedene Lizenztypen wie «Full User», «Team Member», oder «Device». Daraus ergibt sich eine variable Preisstruktur – die Dynamics Kosten sind daher erstmal schwerer abzusehen. Der grosse Vorteil: alles ist genauso, wie Sie und Ihr Team es brauchen.

Dynamics Kosten – welche Lizenztypen gibt es 2025?

Um noch mehr Einblick in Dynamics 365 zu erhalten, stellen wir Ihnen nachfolgend die verschiedenen Lizenztypen mit ungefähren Preisangaben vor. Bitte beachten Sie, dass die Preise variieren können.  

Full User Lizenz

Idee: Ein Full User hat vollen Zugriff auf alle Funktionen einer Dynamics 365 App. Dieses Modell ist für sogenannte «Power-User» gedacht. Das sind User, die täglich mit der App arbeiten, Daten eingeben, analysieren und verändern und komplexe Prozesse durchführen. Dies trifft vor allem auf Vertriebsmitarbeiter, Buchhalter oder Kundenberater zu.

Preis: Was könnte Sie diese Dynamics 365 Lizenz nun kosten? Hier einige Beispielpreise, gerechnet monatlich pro Nutzer aus 2025:

• Dynamics 365 Sales Professional ab ca. 54,80 Euro

• Dynamics 365 Sales Enterprise ab ca. 80,10 Euro

• Dynamics 365 Finance ab ca. 168,30 Euro  

• Dynamics 365 Customer Service ab ca. 80,10 Euro

Sollte ein Benutzer mehrere Module benötigen, gilt das erste genutzte Modul als «Base License». Ein weiteres, kombiniertes Modul können Sie dann kostengünstiger dazu erwerben.  

Praxisbeispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter im Aussendienst benötigt Zugang zu Leads, Dashboards, Kontakte und Verkaufschancen. Er muss diese auch entsprechend bearbeiten können.

-> Full User Dynamics Sales 365

Team Member Lizenz

Idee: Diese Lizenz ist für Mitarbeiter gedacht, die die Daten aus Dynamics 365 zwar einsehen und prüfen können, jedoch keine Prozesse initiieren. Die Benutzer kommen ohne tiefgehende Funktionen zurecht. Diese Einschränkung sollten Sie unbedingt beachten, da bei dieser Lizenz gewisse Kernfunktionen (z.B. Rechnungsstellung) nicht erlaubt sind.  

Preis: Preislich bewegen sich die Team Member Lizenzen bei ca. 7,50 Euro pro Monat.  

Praxisbeispiel: Ein Mitarbeiter aus dem Marketing wertet Daten einer Marketingkampagne aus. Er analysiert diese Daten, bearbeitet sie aber nicht.

-> Team Member Lizenz Dynamics Marketing 365

Device Lizenz

Idee: Die Device Lizenz macht dann Sinn, wenn mehrere Benutzer auf einem gemeinsamen Gerät arbeiten können. Diese Lizenz wird in Lagerterminals, Fertigungshallen oder Kiosken gebraucht. Hier werden Prozesse zentral von mehreren Nutzern, aber an einem Gerät (z.B. Scanner-Terminals oder gemeinsame Arbeitsstationen) gesteuert.  

Preis: Der Preis variiert hier je nach Modul und bewegt sich zwischen 35 – 70 Euro im Monat.  

Praxisbeispiel: Ein Lagerarbeiter nutzt ein zentrales Terminal im Lager. Er hat Zugriff auf die Bestandsansicht und kann eine Scanning-App nutzen.

-> Device Lizenz Dynamics 365 Supply Chain

Sie sehen: Welche Dynamics 365 Lizenz Sie schlussendlich brauchen ist gar nicht so einfach zu beantworten. Doch keine Sorge – im restlichen Artikel werden wir darauf noch eingehen.

Dynamics 365 Lizenz: Business Central als Sonderfall

Ein Sonderfall bei Microsoft Business Lizenzen ist Dynamics 365 Business Central. Das ist eine All-In-One Lösung, die CRM und ERP miteinander verbindet. Hier zahlen Sie nicht nach Modulen, sondern nach Funktionsumfang. Diese Lösung bietet sich vor allem für KMU oder SMB (small-medium-sized business) mit 10 – 300 Mitarbeitern an.

Die Preisstruktur sieht hier etwas anders aus:  

Essentials

Diese Lösung ist die Standardlizenz und umfasst die Module Finanzen, Verkauf, Einkauf, Lager, Projektmanagement, CRM Light. Preislich liegt diese Lösung ca. 65 – 70 Euro pro Monat und Nutzer.  

Premium

Die Premium Lösung enthält alle Essential-Funktionen und bietet zudem die Module Fertigung und Service Management. Hier müssen Sie mit einem Aufwand von ca. 100 Euro pro Monat und Nutzer rechnen.  

Team Member Lizenz

Auch bei der Business Central Lösung gibt es die Team Member Lizenz, die günstig ist, aber nur eingeschränkte Befugnisse bietet. Wie oben erwähnt können Sie hier von Kosten um die 7 Euro pro Monat und Nutzer ausgehen.  

Business Central als Dynamics 365 Lizenz ist die perfekte Lösung für Sie, wenn Sie ein kleines bis mittelgrosses Unternehmen mit standardisierten Prozessen führen. Business Central ist ein kompaktes All-in-One Paket, das Ihre Digitalisierung voranbringt und dies ohne grossen IT-Aufwand.

Exkurs: Dynamics 365 Lizenz für grosse Unternehmen

Für grosse und international agierende Unternehmen bietet Microsoft die sogenannte Enterprise Lösung an. Wenn Business Central ein vorgefertigter Werkzeugkasten ist, ist die Enterprise – Lösung auch ein Werkzeugkasten, der aber individuell erweiterbar und anpassbar ist. Die Werkzeuge sind ebenfalls individuell veränderbar – je nach Ihrem Bedarf.

Dies sorgt für eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit, macht aber auch nur für grosse Unternehmen mit komplexen und sehr individuellen Anforderungen Sinn. Durch die hohe Individualisierbarkeit dieser Lösung sind die Dynamics Kosten nicht genau zu beziffern, da sie stark von Ihrem individuellen Bedarf abhängen.

Dynamics Kosten: Haben Sie diese Fehler bei den Lizenzen gemacht?

Unsere Kernaufgabe bei Aliru ist es, unsere Kunden in der Nutzung von Dynamics 365 zu begleiten. Wir helfen dabei, dass Sie für sich das Beste aus Dynamics herausholen. Das Thema der richtigen Dynamics 365 Lizenz begegnet uns dabei immer wieder. Genauso wie die Fehler, die wir sehr oft beobachten. Haben Sie einen davon gemacht?  

• Jeder Mitarbeiter ist «Full User»

Dieser Fehler kann sehr teuer werden. Oftmals passiert er, wenn die verschiedenen Lizenzen nicht genau verstanden werden oder die Bedarfsanalyse zu ungenau war.  

• Falsche Modulwahl

Oftmals werden zu viele oder die falschen Module ausgewählt. Es kann auch vorkommen, dass die Module später nicht gut zusammenpassen oder nicht optimal in andere Systeme integrierbar sind. Hohe Kosten und ineffiziente Prozesse sind die Folge.

• Attach-Lizenzen nicht verstanden

Ein häufiger Fehler ist, dass Attach-Lizenzen nicht genau verstanden werden. Attach-Lizenzen sind häufig funktional eingeschränkt und nur für bestimmte Rollen gedacht. Dies wird oft nicht bedacht. Ebenso werden teils viel zu viele Attach-Lizenzen gekauft, obwohl diese nicht benötigt werden.

• Business Central mit Modulen vermischt

Dynamics funktioniert nicht nach dem Motto «Viel hilft viel!». Der Bedarf sollte vorher genau abgestimmt und verstanden werden. Business Central ist eine Komplettlösung und ein eigenes System. Es ist daher nicht mit anderen Modulen kombinierbar.  

Sie sehen: Bei den Microsoft Business Lizenzen passieren kostspielige Fehler sehr schnell. Doch keine Sorge – im weiteren Artikel verraten wir Ihnen genau, worauf Sie achten sollten. Am Ende des Artikels gibt es noch ein weiteres Goodie. Dranbleiben lohnt sich also!

Microsoft Business Lizenzen – was brauchen Sie und wie finden Sie es heraus?

Der erste Schritt, um die richtigen Microsoft Business Lizenzen zu erwerben, die auch wirklich zu Ihrem Unternehmen passen, ist eine genaue Bedarfsanalyse. Dies ist ein wichtiger Teil der Implementierung, da Ihnen eine gute Planung Mehrkosten und zusätzlichen Aufwand durch falsche Lizenzen erspart.

Doch wie gehen Sie nun vor, um die richtige Dynamics 365 Lizenz zu finden und die Dynamics Kosten begrenzt zu halten? Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Benutzerrollen definieren

Erstellen Sie eine Übersicht von Mitarbeitern, die mit Dynamics 365 arbeiten. Welche Aufgaben erfüllen die Mitarbeiter? Reichen dafür einfache Leserechte oder benötigt eine Person tiefergehende Funktionen?

2. Benötigte Module ermitteln

Welche Abteilungen Ihres Unternehmens sollen mit Dynamics 365 arbeiten? Macht es Sinn, einzelne Lizenzen zu erwerben? Attach-Lizenzen? Oder eine Komplettlösung?

3. Lizenztypen bestimmen

Bestimmen Sie, wer welche Rolle einnimmt und welche Lizenz dafür nötig ist. Wie viele Full User brauchen Sie? Wie oft reicht «nur» eine Team Member Lizenz? Und gibt es auch Bereiche, bei der ausschliessliche ein Gerät von mehreren Personen genutzt wird?

4. Kalkulation der Kosten

Natürlich sollten Sie auch Ihr Budget und den geplanten Aufwand kennen. Wie viel monatliche Kosten kommen mit dem ermittelten Aufwand auf Sie zu? Gibt es die Möglichkeit, vergünstigter Attach-Lizenzen?

Was in der Theorie auf vier simple Schritte heruntergebrochen werden kann, ist in der Praxis natürlich viel komplexer. Doch der Aufwand lohnt sich: Eine saubere Bedarfsermittlung erspart Ihnen viel Geld und Nerven im Alltag. Und: Es gibt immer die Möglichkeit, bei diesem Prozess einen externen Partner beizuziehen.

Fazit: Die passende Dynamics 365 Lizenz – die Planung ist entscheidend!

Microsoft Dynamics wird von vielen für seine modulare Struktur und Flexibilität geschätzt. Doch dieser Vorteil hat auch eine Schattenseite: Die Lizenzstruktur von Dynamics kann auf den ersten Blick verwirrend sein. Und die Frage nach der passenden Dynamics 365 Lizenz entscheidet nicht nur über effiziente Prozesse, sondern ist auch eine Geldfrage.

Bei einer ungenauen Planung nehmen die Dynamics Kosten schnell überhand. Vermeiden Sie es also, vorschnell mehrere Microsoft Business Lizenzen zu erwerben. Sehen Sie die Implementierung als Prozess, der zwar zeitintensiv ist, Ihnen aber auf lange Sicht viel bringen wird – vor allem mit einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite.  

Und hier der versprochene Bonus:

Checkliste: Bezahlen Sie zu viel für Ihre Dynamics 365 Lizenz?

1. Benötigen alle Benutzer eine Full User Lizenz oder würden einige auch mit einer Team Member Lizenz zurechtkommen?

2. Haben Sie die Möglichkeit von Attach-Lizenzen geprüft?

3. Hat jeder Nutzer eine eigene Lizenz, obwohl eine Device Lizenz ausreichen würde?

4. Nutzen Sie mehrere Module, die eigentlich über Business Central abgedeckt werden könnten?

5. Wurde Ihre Lizenzstruktur im letzten Jahr extern überprüft?

6. Haben Sie die Möglichkeiten von Rabatten verglichen (z.B. über Microsoft Partner)?

7. Sind Ihre Mitarbeiter genug geschult und nutzen alle Funktionen oder bleiben diese ungenutzt?

8. Gibt es andere Tools (z.B. ein anderes CRM), die Sie nutzen, aber eigentlich in der Microsoft Lizenz enthalten wären?

9. Nutzen Sie Business Central und gleichzeitig Enterprise Apps? Sind die Integrationen gut aufeinander abgestimmt?

Falls Sie die meisten Fragen mit «Nein» beantwortet haben, besteht Handlungsbedarf. Der grosse Stolperstein bei Dynamics 365 ist, dass nicht das volle Potenzial an Funktionen und Integrationen genutzt wird und gleichzeitig die Lizenzstruktur zu teuer ist. Das ist unser Kerngeschäft bei Aliru und wir unterstützen Sie gerne dabei, in den vollen Genuss der vielen Vorteile zu kommen. Interesse? Nehmen Sie jetzt mit uns Kontakt auf!