Lizenzierungsstrategien für internationale Dynamics-Instanzen: So geht's

Die Herausforderung der Lizenzierungsstrategien

Internationale Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 einsetzen, stehen vor einer komplexen Herausforderung: Wie lässt sich die Lizenzlandschaft über mehrere Ländergesellschaften hinweg effizient, regelkonform und kosteneffizient gestalten? Gerade in hybriden oder globalen Betriebsmodellen können Lizenzen schnell zum größten Kostentreiber im CRM- und ERP-Umfeld werden. Wer hier zu früh oder unkoordiniert entscheidet, zahlt oft doppelt – in Euro, in Compliance-Risiken und im Betrieb.

In diesem Artikel zeigen wir, wie Unternehmen mit einer durchdachten Lizenzierungsstrategie für Dynamics 365 und die Power Platform ihre Kosten senken, regulatorische Anforderungen erfüllen und gleichzeitig Flexibilität für Wachstum behalten.

Grundlagen des Microsoft-Lizenzmodells

Microsoft bietet ein modulares Lizenzmodell mit mehreren Dimensionen. Zentral sind die Seat-Lizenzen, also Named User-Lizenzen, die zwischen Team Member, Professional und Enterprise differenzieren. Hinzu kommen Capacity-Lizenzen für Speicherplatz, AI-Berechnungen oder Power Platform Request-Limits.

Attach-Lizenzen ermöglichen den günstigen Bezug weiterer Apps (z. B. Customer Service nach einem Sales-Base-Modell). Device-Lizenzen lohnen sich vor allem in Szenarien mit Shared Terminals, etwa in der Produktion oder Logistik.

Wichtig ist das Verständnis zentraler Begriffe wie "Base App", "Qualifying License" oder "Dual Use Rights", da sie direkten Einfluss auf Lizenzkombinationen und Cloud-to-On-Premise-Rechte haben.

Multi-Tenant vs. Single-Tenant-Strategien

Unternehmen mit internationalen Niederlassungen stehen vor der Frage: ein globaler Tenant für alle oder länderspezifische Tenants?

Single-Tenant-Strategie

Ein Single Tenant bietet Vorteile in puncto zentraler Verwaltung, einheitlicher Data Residency und niedrigerem Lizenz-Overhead. Die Risiken liegen vor allem in der Datenhoheit und lokalen Datenschutzanforderungen. Besonders kritisch wird es, wenn lokale Regulatorik (z. B. DSGVO oder chinesisches CSL) nicht mit einem zentralisierten Modell vereinbar ist.

Multi-Tenant-Strategie

Ein Multi-Tenant-Ansatz ermöglicht lokale Datenhaltung, individuell verhandelte Preise mit Microsoft und differenzierte Go-Live-Zeitpläne. Dafür steigt der Aufwand für SSO, Integrationen und Lizenzcontrolling. Auch der Lizenzreport muss pro Tenant separat geführt werden, was mehr Aufwand im Management bedeutet.

Die richtige Wahl hängt von Branche, Regulatorik und Governance-Modell ab. Eine Entscheidungs- und Bewertungsmatrix ist ratsam.

Rollenbasierte Lizenzoptimierung

Ein oft unterschätzter Hebel liegt im Mix aus Voll-, Teil- und Minimalrollen – also Enterprise-Rollen mit vollem Funktionsumfang, Professional-Rollen mit eingeschränktem Zugriff auf Standardprozesse und Team Member-Rollen für reine Basisnutzung. Wer Security Roles sauber zuweist und Rollen mit geringen Berechtigungen erkennt, kann viele User auf günstige Team Member-Lizenzen umstellen. Das senkt den Total Cost of Ownership (TCO) deutlich.

Ein typisches Szenario: 70 % der Mitarbeitenden benötigen nur lesenden Zugriff und einfache Eintragungen (Team Member), 25 % nutzen Standardprozesse (Professional), und nur 5 % arbeiten tief mit Vertriebs-/Servicefunktionen (Enterprise). Tools wie das Microsoft 365 Admin Center, PowerShell-Auswertungen oder Configuration Analyzer helfen bei der Lizenzzuordnung.

Länderspezifische & Branchen-Add-Ons

Besondere Beachtung verdienen Country Packs und Branchenerweiterungen. Viele Länder, z. B. Deutschland, erfordern steuerkonforme Ausgaberegeln, etwa für DATEV oder GDPdU-Exports. Diese Add-ons können entweder als ISV-Lösung oder Microsoft-eigene Erweiterung lizenziert werden.

Für regulierte Branchen (Banken, Gesundheitswesen) sind Microsoft Accelerators oder Drittanbieter-Apps oft Pflicht. Ob diese als OEM-Integration, Zusatzmodul oder vollwertige Lizenz verkauft werden, hat erhebliche Auswirkungen auf Preisstruktur und Lizenzmetriken.

Externe Nutzer & Self-Service-Portale

Externe Partner oder Kunden brauchen nicht immer teure Named User-Lizenzen.

Power Pages

Mit Power Pages lassen sich Self-Service-Portale aufbauen, die auf Request- oder Auth-Modell basieren. Hier lässt sich großer Nutzen mit niedrigen Lizenzkosten verbinden. Unternehmen können Kunden und Partnern gezielt Funktionen zur Verfügung stellen – etwa für Auftragsverfolgung, Support oder Datenerfassung – ohne dass interne Lizenzen verbraucht werden.

Azure B2B

Alternativ erlaubt Azure B2B die Einbindung externer Identitäten. Diese sind in einem gewissen Rahmen kostenlos oder lassen sich als "External User" kostengünstig lizenzieren. FIDO-authentifizierte Partnerzugriffe können ebenfalls Device-basiert abgerechnet werden. So lassen sich Zugriffsrechte sicher und flexibel vergeben, ohne die eigene Tenant-Struktur zu überlasten.

Non-Production-Instanzen & Sandbox-Strategien

Nicht-produktive Umgebungen sind essenziell für Entwicklung, Tests und Schulungen. Pro Lizenzpaket ist oft eine Sandbox enthalten. Wer mehrere Projekte betreut, muss zusätzliche Instanzen erwerben – etwa, wenn gleichzeitig mehrere Landesrollouts vorbereitet oder verschiedene Versionen getestet werden müssen.

Für kurzlebige Tenants eignet sich das Pay-as-you-go-Modell, besonders in agilen Entwicklungsphasen. Dieses Modell ermöglicht es, Umgebungen bedarfsgerecht und kurzfristig zu aktivieren, ohne langfristige Lizenzbindung.

Kosten lassen sich durch automatische Datenbereinigung, zeitlich begrenzte Speicherkontingente und intelligente Backup-Strategien senken. So lassen sich Alt-Daten vermeiden, Instanzgrößen kontrollieren und Backup-Ressourcen effizient nutzen.

Subscription vs. Perpetual & Co-Term Agreements

Microsoft verfolgt ein Subscription-Modell über CSP, EA oder MCA. Vorteil: OPEX-orientierte Abrechnung, flexible Skalierung. Aber: ungenutzte Lizenzen verursachen trotzdem Kosten.

Perpetual-Lizenzen sind selten geworden und in Cloud-Szenarien nicht sinnvoll.

Co-Term Agreements erlauben ein global einheitliches Vertragsdatum. Das vereinfacht Budgetierung und Reporting erheblich, bringt aber Verpflichtung zur Konsolidierung. Bei länderspezifischen Roll-outs müssen Laufzeiten und True-Up-Klauseln genau betrachtet werden.

Dynamics Lizenzierungsstrategie & Power Platform Capacity / Copilot-Credits

Viele Funktionen (z. B. automatisierte Prozesse, KI, Formulare) basieren auf Power Platform. Hier gelten spezifische Limits für API-Requests, Datenbank-Größe und Copilot-Credits. Diese Limits sind nicht nur technischer Natur – sie wirken sich direkt auf die Performance, Skalierbarkeit und Lizenzkosten aus.

AI Builder- und Copilot Studio-Credits sind getrennt und müssen dediziert geplant werden. Während AI Builder typischerweise für strukturierte Vorhersagemodelle genutzt wird, kommen Copilot Studio-Features in dialogbasierten Automationen zum Einsatz. Die falsche Zuordnung oder ein Mangel an Credits kann Funktionen blockieren oder unerwartete Zusatzkosten verursachen.

Tools wie das Center of Excellence oder Dataverse Capacity Dashboards helfen, Überschreitungen zu vermeiden und Kapazitäten pro Gesellschaft zu steuern. Sie ermöglichen auch eine kontinuierliche Analyse und Anpassung an reale Nutzungsdaten – was besonders in dynamischen Umgebungen mit vielen Usern oder saisonalen Schwankungen essenziell ist.

Compliance, Nachlizenzierungs-Audit & Reporting

Microsoft prüft regelmäßig Lizenzkonformität. Häufige Trigger:

• zu viele aktive Nutzer ohne Lizenz,
• falsch zugewiesene Attach-Lizenzen,
• Kapazitätsüberschreitungen.

Ein Software Asset Management (SAM)-Prozess hilft, proaktiv zu steuern. Lizenz-Dashboards pro Unit oder Tochtergesellschaft schaffen Transparenz. Monatliche Reports und ein interner Audit-Dry-Run schützen vor teuren Nachzahlungen. So lassen sich Compliance-Verstöße, ungenutzte Lizenzen und übersehene Attach-Fehlkonfigurationen frühzeitig erkennen und beheben.

SLA- und Support-Verträge

Support-Verträge haben Einfluss auf die Lizenzverhandlung. Wer Unified/Premier-Support hat, kann Deployment-Workshops, technisches Enablement und Incident-Credits verhandeln.

FastTrack-Programme bieten Support für Erstimplementierung, sind aber nur bei bestimmten Lizenzgrenzen verfügbar.

Je nach Branche und Kritikalität kann sich auch der Wechsel zu einem Advanced Support for Partners-Modell lohnen. Dieser ermöglicht eine engere Eskalation und 24/7-Support.

Governance & Lizenz-Lifecycle-Management

Eine gute Lizenzstrategie endet nicht bei der Bestellung.

Ein Governance-Board mit Einkauf, IT, Controlling und Legal sollte alle Verhandlungen, Verlängerungen und Anpassungen begleiten. Automatisierte Rezertifizierungsprozesse helfen, Lizenzen regelmäßig zu prüfen und Optimierungen einzuleiten.

Kern-KPI wie "License Spend per Active User" oder "Non-Assigned Licenses" geben Hinweise auf Einsparpotenziale.

Fazit & Handlungsempfehlungen zur Lizenzierungsstrategie in Dynamics 365

Dynamics 365 Lizenzkosten lassen sich gestalten. Voraussetzung ist ein solides Verständnis der Modelle, das Zusammenspiel von Rollen, Tenants und Add-ons sowie ein klarer Plan für Kapazitäten und Audits. Wer proaktiv steuert, kann Einsparungen von 20–30 % realisieren – ohne Abstriche bei Funktion oder Compliance.

Quick Wins:

• Attach-Lizenzen prüfen
• Team Member-Quote auswerten
• Sandbox-Strategie festlegen
• Capacity-Alerts einrichten
• Audit-Dry-Run vorbereiten

Über die Aliru GmbH

Die Aliru GmbH begleitet internationale Unternehmen bei der Planung, Verhandlung und Optimierung ihrer Dynamics-365-Lizenzlandschaften. Mit tiefem Produkt- und Vertragswissen entwickeln wir individuelle Strategien, die Lizenzkosten senken, Compliance sichern und Wachstum ermöglichen – von der Erst-Analyse bis zum laufenden License-Lifecycle-Management.

Disclaimer: Dieser Artikel ersetzt keine rechtliche Beratung.