Was ist ein CRM System einfach erklärt?

Was ist ein CRM System: Das Herzstückeines Unternehmens einfach erklärt

Ohne Kunden geht nichts. Ganz egal, wie gross Ihr Unternehmen ist – wenn niemand etwas kauft, ist auch das beste Produkt wertlos. Analyse, Verständnis und Bindung Ihrer Kundengruppe ist daher essenziell. Genau dabei hilft ein CRM. Doch was ist ein CRM System überhaupt?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein CRM System für Unternehmen optimal einsetzen, wie es funktioniert und welche Vorteile es bietet. Aber: wir zeigen auch Stolpersteine und Herausforderungen im Alltag auf und erklären, wie Sie diese umschiffen.

Was ist ein CRM System: Wofür steht CRM?

CRM steht für Customer Relations Management und ist eine zentrale Datenbank für alle Kundeninformationen.

Einfach gesagt: Bei einem CRM geht es um die Beziehung zu Ihren Kunden. Diese will gepflegt werden – und genau dafür sind systematisch erfasste und aufbereitete Daten wichtig. So verstehen Sie Ihre Kunden und ihre Kaufgründe nicht nur besser, Sie können auch Prozesse automatisieren und Beziehungen nachhaltig gestalten.

Das Futter für Ihr CRM sind die Daten, die Ihre Mitarbeiter in das System einspeisen. Ein gutes CRM zeichnet sich vor alle dadurch aus, dass die Datengrundlage optimal aufbereitet ist. Je nach CRM kann ist bei diesem Aspekt mehr oder weniger manueller Aufwand nötig.

CRM System für Unternehmen – welche Datenfinden Sie im CRM?          

Ein CRM sammelt alle wichtigen Daten, die für die Pflege der Kundenbeziehung wichtig sind.

Neben simplen Daten wie Name, Adresse oder Kontaktangaben finden sich auch komplexere Datenwie Kommunikationshistorie oder Kaufhistorie. Auch können Sie ablesen, inwelchem Status der Kunde ist – ist er noch ein Lead, bereits Interessent oder Bestandskunde? Sie können also Ihren gesamten Sales-Cycle abbilden.

Ebenso haben Sie Marketing, Interaktionen, sowie Aufgaben und Erinnerungen auf einen Blick. All das stellt sicher, dass der Kunde die optimale Betreuung und Dienstleistung erhält. Sie sehen: Die Frage «Was ist ein CRM-System?» geht weiter über die einfache Erfassung von Datenhinaus.

Kurz erklärt: Wie sind die Daten im CRM zu strukturieren?

Es gilt: Qualität vor Quantität. Aktuelle und gut aufbereitete Daten im CRM sind immer effektiver als viele, aber veraltete Informationen.

Vorteile CRM System – warum sollte kein Unternehmen darauf verzichten?

Ein CRM sorgt für Struktur, Planbarkeit, Zeitersparnis und eine bessere Kundenbindung.

Excel Tabellen, Zettelwirtschaft, verstopfte E-Mail-Postfächer, ineffiziente Prozesse – Hand aufs Herz: Wie ist das in Ihrem Unternehmen? Aus unserer Praxis wissen wir: Gerade im Mittelstand ist dieser Zustand alltäglich. Gerade deshalb sollten Sie sich mit einer CRM-Lösung für Unternehmen beschäftigen.

Das Datenchaos führt zu doppelter Arbeit und verstrichenen Gelegenheiten bei Kunden. Ein gutes CRM setzt hier an – alle Mitarbeiter nutzen dieselben Daten. So arbeiten Vertrieb, Marketing und Kundenservice optimal zusammen, was Prozesse vereinfacht und Kosten spart. Und: inkludierte KI-Tools im CRM bringen noch mehr Automatisierung in den Alltag.

Kurz erklärt: Für welche Unternehmen ist ein CRM System geeignet?

Grundsätzlich ist ein CRM-System für alle Unternehmen geeignet, die mehrere Kunden betreuen. Die Art, Features und Funktionsweisen des CRMs unterscheiden sich dann je nach Grösse und Ansprüche der Firma.

CRM einfach erklärt – wie funktioniert ein CRM System?

Ein CRM System arbeitet meist cloudbasiert und erfasst alle Kundendaten. Je nach System ergeben sich verschiedene Möglichkeiten zur Automatisierung.

Die Frage was ein CRM-System ist, haben wir bereits geklärt. Doch wie funktioniert es? Und welche Möglichkeiten ergeben sich daraus? Jedes CRM lebt von Daten, die entweder manuell oder automatisch erfasst werden. Diese Daten sind die Aorta des CRM und geben Ihnen den Überblick über Ihre Kundenbeziehungen.

Die Daten sorgen für mehr Automatisierung und eine individuellere Dienstleistung. Je nach System können Sie auf verschiedene Featureszurückgreifen. Beispielsweise:

-      Erstellung detaillierter Auswertungen über Kundenhistorie

-      Voraussage über Abschlusswahrscheinlichkeit eines Kunden

-      Automatisierung bestimmter Tätigkeiten (Nachfassen)

-      Individualisiertes Marketing

Während gewisse CRM-Systeme cloudbasiert sind, werden andere auf dem Unternehmensserver installiert. Die Wahl des passenden CRM-Systems hängt von Ihren Anforderungen ab und welche Bereiche Sie genau optimieren wollen. Ein gutes CRM ist also nicht nur ein strukturiertes Datensilo, sondern auch individuell an Ihren Bedarf anpassbar.

Kurz erklärt: Kann ich ein CRM individuell anmeine Anforderungen anpassen?

Viele CRM Systeme sind modular und skalierbar. Sie können somit bedarfsgerecht erweitert werden, wenn das Unternehmen beispielsweise wächst.

Worauf achten bei einem CRM – welche Herausforderungen gibt es?

Herausforderungen bei einem CRM treten vor allem bei der Einführungund/oder der Datenqualität auf.

Trotz aller Vorteile – ein CRM ist kein No Brainer. Allein die Frage «Was ist ein CRM-System» zu beantworten, wird dem Thema also nicht gerecht. Gerade die Einführung stellt Unternehmen oft vor Herausforderungen. Neuerungen können für Mitarbeitende schwierig sein, kosten Geld und eine Menge Zeit! Ebenso müssen bestehende Prozesse angepasst werden. Eine gute Schulung oder externe Beratung schafft hier Abhilfe.

Ein weiterer wichtiger Punkt: die Datenqualität. Bei unvollständigen oder veralteten Daten hilft auch das Beste CRM nichts. Statt Zeit zu sparen, verursachen die manuellen Aufwände dann Frustration und Mehrarbeit. Ein weiterer Punkt: die Auswahl des richtigen CRMs. Sie sollten Ihren Bedarf genau kennen, um das passende System auszuwählen.

CRM System im Alltag – in welchen Bereichen ist ein CRM von Nutzen?

Ein CRM-System deckt verschiedene Bereiche eines Unternehmens ab,die dadurch miteinander verzahnt werden.

Sicher war Ihr erster Gedanke auf die Frage, was ein CRM-System ist: Es ist DAS Werkzeug für den Vertrieb. Und es stimmt – ein CRM unterstützt Ihre Vertriebler darin, Kontakte zu verwalten, Verkaufschancen zuverfolgen oder Angebote individuell zu steuern. All das mit dem Ziel, Ihre Kunden besser zu verstehen und mehr Umsatz zu schreiben.

Doch auch in anderen Bereichen kann ein gutes CRM helfen,beispielsweise im Marketing. Hier hilft das System dabei, Zielgruppen zusegmentieren und diese anhand ihrer Bedürfnisse mit individuellen Marketingkampagnen zu bespielen. Ebenso können Kampagnen und Marketingmassnahmen gezielt ausgewertet und optimiert werden.

Und auch im Kundenservice erleichtert ein CRM den Alltag. Alle Informationen, Anfragen oder aktuellen Supportfälle sind zentral abrufbar und somit ist eine schnelle und effektive Bearbeitung möglich, was wiederum zuzufriedenen Kunden führt.

Sie sehen: Ein CRM ist vielseitig einsetzbar. Das waren nur dreimögliche Beispiele. Und KI sorgt für noch mehr Einsatzmöglichkeiten. In Zukunft, oder auch bereits jetzt, unterstützen CRMs bei strategischen Entscheidungen oder der Optimierung interner Prozesse. Spätestens dann ist ein CRM nicht mehr aus Ihrem Alltag wegzudenken.

Fazit – was istein CRM-System?

Was ist ein CRM-System? Oder: Was ist ein CRM-System nicht? Ein CRM-System ist kein Datensilo oder reine Kundendatenbank. Vielmehr ist es ein zentrales Steuerungselement, um Kundenbeziehungen zu gestalten, Prozesse zu optimieren und somit Ihr Unternehmen voranzubringen

Und doch hören wir immer wieder die Frage «Wie implementiert man ein CRM System?» Hier gibt es keine pauschale Antwort. Doch eines gilt: Die Begleitung eines externen Beratungsunternehmens hilft, Anfängerfehler – und damit Mehrkosten – zu vermeiden!