Real-Time Marketing Segmente in Dynamics 365 für B2B Enterprises

Real-Time Marketing Segmente in Dynamics 365 für B2B Enterprises

Die Zeiten von statischen Zielgruppen sind vorbei. Im B2B-Marketing kommt es mehr denn je darauf an, zur richtigen Zeit mit der richtigen Botschaft präsent zu sein. Gerade bei langen Kaufprozessen mit mehreren Entscheidern ist es entscheidend, Leads und Accounts dynamisch und zielgerichtet anzusprechen. Hier kommen Real-Time Segmente in Dynamics 365 Customer Insights – Journeys ins Spiel. Sie ermöglichen eine hochflexible und datengestützte Ansprache, die sich nahtlos in moderne B2B-Funnel integriert. Dieser Artikel zeigt dir, wie Real-Time Segmentierung funktioniert, worauf du achten solltest und wie du sie für deinen Erfolg im Marketing nutzt.

Unterschied Outbound- vs. Real-Time-Segmente

Warum Umstieg Pflicht wird

Outbound-Segmente waren lange der Standard in Dynamics 365 Marketing. Sie basieren auf regelmäßigen Batch-Exports und unterliegen Skalierungsgrenzen. Spätestens bei über 750.000 Mitgliedschaften wird der Export zur Bremse. Real-Time Segmente hingegen greifen direkt auf CI-Profil-Daten zu und unterstützen sowohl Kontakte als auch Leads – ein entscheidender Vorteil für salesnahe B2B-Prozesse. Microsoft hat zudem angekündigt, die Outbound-Funktionen mittelfristig abzulösen. Wer zukunftssicher segmentieren will, kommt an Real-Time nicht vorbei.

Funktionsvergleich in Kürze

Outbound-Segmente bieten eine umfangreiche Verschachtelung, während Real-Time derzeit maximal eine Subgruppe pro Bedingung zulässt. Dafür reagieren Real-Time-Segmente schneller, da sie auf der Event-Engine basieren. Unbenutzte Segmente werden zur Performanceoptimierung automatisch deaktiviert. Das macht Real-Time insgesamt agiler – aber auch technischer in der Pflege. Es braucht klare Strukturen, damit Segment-Logiken transparent und effizient bleiben.

Segment-Builder und logische Operatoren in Dynamics

Verschachtelte Bedingungen richtig einsetzen

Der Segment-Builder in Real-Time erlaubt es, UND- und ODER-Verknüpfungen in Gruppen zu nutzen. Das ist vor allem im B2B-Kontext relevant, wenn du z. B. Leads in einer bestimmten Branche mit einem bestimmten Umsatz identifizieren willst. Eine übliche Struktur: Eine Hauptgruppe filtert nach aktiven Kontakten, Untergruppen nach Umsatz oder Branche. Diese Gruppen lassen sich über ODER-Logik zusammenfassen. Damit segmentierst du granuliert, ohne dich in komplexen Strukturen zu verlieren.

Grenzen & Work-arounds

Da Real-Time nur eine Subgruppe pro Bedingung erlaubt, stößt man bei tiefen Logiken schnell an Grenzen. Best Practice ist daher, komplexe Zielgruppen in mehrere Segmente aufzuteilen und diese im Journey zu kombinieren. So bleibt die Logik übersichtlich und einfacher zu pflegen. Wer zu viel in ein einziges Segment packt, riskiert Fehler und unklare Ergebnisse.

Datenquellen und Events integrieren

Behavioural Data

Real-Time Segmente können nicht nur Stammdaten, sondern auch Verhaltensdaten einbeziehen. Dazu zählen Klicks auf Links, E-Mail-Öffnungen oder Formular-Submissions. Der Standard-Rückblickzeitraum liegt bei 28 Tagen, lässt sich aber anpassen. Besonders hilfreich: Mit Link-Aliassen kannst du Klicks auf Inhalte wie Produktkataloge kanalübergreifend analysieren – ein Gamechanger für das Targeting.

Custom Events

Neben Standard-Verhalten kannst du auch eigene Events integrieren, etwa "Demo angefordert" oder "Besuch der Preisseite". Diese Events lassen sich per API einspielen und bieten eine exzellente Grundlage für Segmentbildung oder als Journey-Trigger. Wichtig: Segment-Updates basieren auf Zeitplänen. Wenn es auf Geschwindigkeit ankommt, sind direkte Event-Trigger in der Journey oft besser geeignet.

Multi-Entity- und firmografische Segmentierung

Gerade im B2B-Bereich ist es wichtig, nicht nur Kontakte, sondern auch deren zugehörige Accounts und Opportunities zu analysieren. Real-Time Segmente erlauben es, solche Beziehungen zu nutzen. Du kannst z. B. alle Kontakte selektieren, deren Firma aktuell eine offene Opportunity über 50.000 Euro hat. Auch firmografische Filter wie Branche, Größe oder Standort lassen sich leicht kombinieren. Besonders leistungsstark wird das in Verbindung mit berechneten Werten ("Measures") aus Customer Insights, etwa dem Customer-Lifetime-Value.

Customer Insights-Integration & KI

Customer Insights liefert dir nicht nur Stammdaten, sondern auch AI-gestützte Prognosen, wie z. B. Kaufwahrscheinlichkeit oder Churn-Risiko. Diese lassen sich direkt in Real-Time Journeys als Segmentgrundlage nutzen. Du kannst CI-Segmente übernehmen, ohne sie doppelt zu pflegen. Best Practice ist es, Customer Insights für strategische "Big Picture"-Segmente zu verwenden, während Real-Time für taktische Kampagnenfeinsteuerung zuständig ist.

Account-Based-Marketing (ABM) mit Real Time Segmenten

Im ABM geht es darum, wichtige Accounts individuell zu betreuen. Mit Real-Time Segmenten kannst du Accounts nach Umsatzklasse, Branche oder strategischer Relevanz klassifizieren. Daraus lassen sich eigene Journey-Pfade ableiten, die z. B. nur für Tier-1-Kunden vorgesehen sind. Auch interne Aufgaben wie das automatische Erstellen von Sales-Tasks oder Teams-Events für zuständige Seller lassen sich auslösen – direkt aus der Journey heraus.

Segmentierung entlang des B2B-Funnel mit Microsoft D365

Ein großer Vorteil von Real-Time Segmentierung ist die Möglichkeit, entlang des Kaufprozesses zu arbeiten. So kannst du z. B. Early-Stage-Leads ohne Opportunity mit edukativen Inhalten versorgen. Mid-Stage-Leads mit einem Engagement-Score über 30 bekommen spezifische Case-Studies. Wer eine Demo gebucht hat, landet automatisch in einer Journey mit Angebots-Reminder. Exit-Kriterien sorgen dafür, dass Leads nicht doppelt angesprochen werden, wenn sie sich im Funnel weiterbewegen.

Consent-Filter & Kanalsteuerung

Ein oft unterschätzter Aspekt: Consent muss bei der Segmentbildung mitgedacht werden (Consentmanagement). In Europa gilt Opt-In, in den USA reicht teilweise das Nicht-Opt-Out. Compliance-Profile in Dynamics 365 helfen dabei, diese Unterschiede abzubilden. Segmente sollten den Einwilligungsstatus bereits beinhalten, damit Journeys schlank und regelkonform bleiben. Das spart nicht nur Zeit, sondern schützt auch vor DSGVO-Fallen.

Performance-Tuning und Aktualisierungszyklen

Real-Time Segmente werden standardmäßig täglich aktualisiert. Bei kritischen Kampagnen kannst du den Refresh auf stündlich oder noch häufiger setzen – musst aber die Performance im Blick behalten. Unbenutzte Segmente werden nach 45 Tagen Inaktivität automatisch deaktiviert. Regelmäßiges Housekeeping ist daher Pflicht: Nur aktive und relevante Segmente sollten im System verbleiben. Bei Echtzeitanforderungen lohnt es sich, statt auf Segmente lieber auf Events direkt im Journey-Trigger zu setzen.

Governance & Qualitätssicherung

Je komplexer deine Segmentierung, desto wichtiger wird ein sauberes Governance-Modell. Verwende Naming-Konventionen mit Prefix und Kampagnencode, tagge deine Segmente nach Use Case und halte die Dokumentation aktuell. Vor Go-Live empfiehlt sich ein Inspection Mode, um Filter und Bedingungen zu überprüfen. Besonders bei Zielgruppen mit hoher Sichtbarkeit oder rechtlichen Risiken sollte jede Änderung ein zweites Augenpaar sehen. Audit-Trails helfen dabei, nachvollziehbar zu bleiben.

Best-Practice-Quick-Wins bei der Real-Time Marketing Segmentierung mit Dynamics 365

Nutze segmentierte A/B-Tests: So kannst du pro Segment gezielt analysieren, welche Variante bei deiner Zielgruppe am besten performt – sei es hinsichtlich Öffnungsraten, Klicks oder Konversionen. Dadurch vermeidest du Streuverluste und stärkst die Relevanz deiner Kommunikation. Auch das Reporting gewinnt an Aussagekraft, wenn du wichtige KPIs wie Engagement-Rate oder Pipeline-Wert nach Segment differenzierst. Auf diese Weise erkennst du, in welchen Teilgruppen dein Content wirklich wirkt und wo Optimierungsbedarf besteht.

Darüber hinaus empfiehlt sich eine regelmäßige Aufräum-Routine: Deaktivierte, inaktive oder obsolete Segmente sollten mindestens quartalsweise überprüft und bei Bedarf gelöscht werden. Das hält die Datenbank performant, reduziert Verwirrung im Segment-Pool und sorgt dafür, dass Aktualisierungszyklen nicht durch Altlasten verlangsamt werden. Weniger ist hier oft mehr – insbesondere im Real-Time Marketing, wo Reaktionszeiten und Klarheit entscheidend sind.

Über die Aliru GmbH: Ihre Dynamics 365 Beratung

Die Aliru GmbH unterstützt mittelständische und Enterprise-Kunden dabei, Dynamics 365 CRM maximal auszuschöpfen. Unser Expertenteam verbindet tiefes technisches Know-how mit praxiserprobten Marketing- und Vertriebsstrategien – von der Segment-Konzeption über Journey-Design bis hin zu KPI-Dashboards. So verwandeln wir Daten in messbaren Geschäftserfolg. Wenn du deine Segmentierung auf das nächste Level heben willst, sind wir der richtige Partner an deiner Seite.