Virtuelle Trainingsprogramme sind in internationalen CRM-Projekten kein Add-on mehr, sondern zentrale Voraussetzung für den Erfolg. Besonders bei Microsoft Dynamics 365 sind die Funktionen komplex, die Nutzergruppen divers und die Anforderungen je nach Land unterschiedlich. Genau hier setzt Microsoft Viva Learning an: Es bringt Lerninhalte dorthin, wo ohnehin gearbeitet wird – in Microsoft Teams. So entsteht kontinuierliches, kontextnahes Lernen im Fluss der Arbeit.
Viva Learning im Überblick
Was ist Viva Learning?
Viva Learning ist das zentrale Lern-Hub innerhalb von Microsoft Teams. Es aggregiert Inhalte aus Microsoft Learn, LinkedIn Learning, Microsoft 365 Trainings und Drittanbietersystemen – etwa internen SharePoint-Bibliotheken oder Learning-Management-Systemen (LMS). Nutzer können Kurse suchen, teilen, empfehlen oder kommentieren. Damit fördert Viva Learning nicht nur individuelles, sondern auch soziales Lernen. Dank offener Schnittstellen lassen sich eigene Inhalte oder zertifizierte Partnertrainings problemlos integrieren.
Vorteile virtueller Trainingsprogramme
Virtuelles Lernen hat gegenüber klassischen Schulungen klare Vorteile: Es ist orts- und zeitunabhängig, spart Reise- und Raumkosten und lässt sich einfach skalieren. Microlearning-Formate wie kurze Videos, Quizze oder interaktive Module fördern die Wissensaufnahme. Neue Funktionen in Dynamics 365 lassen sich binnen Stunden in Lernpfade integrieren, statt wochenlang Präsenztage zu planen. Und das Beste: Lernen erfolgt im vertrauten Tool, ohne Medienbruch.
Strategien für CRM-Rollout-Trainings mit Viva
Lernkampagnen direkt in Teams
Ein dedizierter Teams-Kanal wie "CRM Rollout Learning" bündelt sämtliche Ressourcen. Hier können regelmäßig neue Inhalte gepostet, Fragen beantwortet und Feedback gesammelt werden. Automatisierte "Tipp des Tages"-Karten via Power Automate halten das Thema lebendig. Und durch Just-in-Time-Verknüpfungen können User aus dem CRM heraus direkt passende Lernmodule aufrufen, wenn sie nicht weiterwissen.
Pilot-Phase & Champions-Netzwerk
Bevor Viva Learning global ausgerollt wird, empfiehlt sich eine Pilotphase mit Key-Usern. Diese testen Inhalte, geben Feedback und helfen bei der Optimierung der Lernpfade. Gleichzeitig entsteht ein Champions-Netzwerk: Mitarbeitende, die Lerninhalte sichtbar teilen, Fragen beantworten oder Best Practices posten. Diese "Lernbotschafter" stärken die Akzeptanz und helfen, Viva Learning in der Kultur zu verankern.
Rollenbasierte Lernpfade erstellen
Lernpfade vs. Collections
Ein Lernpfad ist eine kuratierte Abfolge von Kursen und Modulen mit klarem Lernziel – z. B. für das Onboarding eines Sales-Außendienstes. Eine Collection dagegen ist eine freie Zusammenstellung von Lerninhalten, oft für spontane Bedarfe oder interessenbasiertes Lernen. Beide Formate haben ihren Platz, aber nur Lernpfade garantieren eine konsistente Lernerfahrung.
Best-Practice-Schritte
Zuerst erfolgt eine Rollenanalyse: Welche Gruppen (Sales, Service, Marketing, Management) haben welche Bedürfnisse? Dann wird ein Modulbaukasten definiert – z. B. zu Navigation, Mobile App, Berichten, Kundenakten. Mit Viva lassen sich diese Pfade zielgruppenspezifisch ausspielen, sodass jede Nutzerrolle nur die für sie relevanten Inhalte sieht. So wird das Lernen personalisiert und effizient.
Inhaltsquellen & Integration
Viva Learning punktet durch Vielfalt: Offizielle Microsoft Learn-Kurse bilden technische Inhalte ab. LinkedIn Learning ergänzt um Soft Skills wie Verhandlung oder Kommunikation. Drittanbieter wie Pluralsight, Coursera oder interne Bibliotheken liefern Inhalte zu firmenspezifischen Prozessen. Zukünftig lassen sich auch In-App-Guides (z. B. über WalkMe oder Whatfix) in Viva Learning verlinken, um Performance Support direkt im Arbeitskontext bereitzustellen.
Programmdesign: Formate und Didaktik
Selbstlernen
Selbstgesteuertes Lernen steht im Zentrum. Mitarbeiter rufen jederzeit Videos, Simulationen oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen auf. Besonders beliebt sind interaktive Szenarien, bei denen User Entscheidungen treffen und direkt Feedback erhalten.
Live-Sessions
Live-Formate wie Q&A-Webcasts, Expertengespräche oder Paneldiskussionen sind ideale Ergänzungen. Sie fördern Austausch, klären Fragen und bringen das Projektteam in direkten Kontakt mit den Endanwendern. Aufzeichnungen können in Viva Learning bereitgestellt und in Lernpfade integriert werden.
Blended-Learning
Die Kombination aus On-Demand-Content, kurzen Live-Sessions und Gamification-Anreizen ist besonders wirksam. Ein Beispiel: Wer alle Module eines Pfades abschließt, erhält ein digitales Abzeichen „CRM-Profi“. So wird Lernen nicht nur zum Pflichtprogramm, sondern auch zur positiven Erfahrung.
Fortschrittsverfolgung & Erfolgsmessung
Viva Learning bietet eingebaute Reports zu Kurszuweisungen, Abschlussquoten und Lernzeit. So lässt sich exakt messen, welche Gruppen wie stark partizipieren. Übliche KPIs sind "Time to Competence", Abschlussquote je Region oder Rückgang von Support-Tickets zu bestimmten Funktionen. Diese Daten lassen sich über Power BI oder LMS-Exporte mit anderen Adoption-Daten kombinieren und erlauben fundierte Steuerung.
Feedback-Schleifen & kontinuierliche Optimierung
Regelmäßiges Feedback ist Pflicht. Kurze Umfragen nach Kursende, monatliche Reviews mit Champions und die Analyse von Abbruchraten helfen dabei, Inhalte laufend zu verbessern. Besonders wichtig: Die meistabgebrochenen Module müssen hinterfragt und ggf. gestrafft oder didaktisch überarbeitet werden. Nur so bleibt das Lernangebot relevant und wirksam.
Best Practices & Praxisbeispiele
Microsoft intern
Beim internen Wechsel auf Microsoft Teams setzte Microsoft auf Viva Learning-Nuggets. Ergebnis: 30 % schnellere Adoption, weniger Support-Tickets und höhere Zufriedenheit. Entscheidend war die Kombination aus Rollenfokus, Microlearning und Just-in-Time-Verknüpfungen.
Globaler Rollout bei "Contoso"
Ein anonymisiertes Beispiel: Bei einem CRM-Rollout in 20 Ländern führten kurze, modulare Lernpfade zu einer Abschlussquote von 90 % innerhalb von 8 Wochen. Besonders gelobt wurde, dass man lernen konnte, wann und was man wollte – ohne Zwang, aber mit klarem Ziel.
Herausforderungen & Stolperfallen
Nicht alles läuft automatisch rund. Ein typisches Problem: Zu wenig Lernzeit im Kalender. Führungskräfte müssen bewusst Lernzeit freiräumen und deren Nutzung einfordern. Auch Content-Inflation kann demotivierend wirken – je mehr Auswahl, desto weniger Struktur. Daher sind kuratierte Lernpfade Pflicht. Ein weiteres Thema: Lokalisierung. Wenn Lerninhalte nur auf Englisch verfügbar sind, sinkt die Akzeptanz in nicht-englischsprachigen Regionen deutlich.
Blueprint: Schritt-für-Schritt-Vorgehen
- Vision & KPIs definieren: Was soll erreicht werden? Z. B. 80 % Abschlussquote nach 12 Wochen.
- Rollenanalyse & Inhalte kuratieren: Wer braucht welche Inhalte?
- Pfadstruktur bauen & Zielgruppen konfigurieren: Mit Viva Collections und Lernpfaden.
- Pilot starten & Champions etablieren: Feedback einsammeln und erste Erfolge sichtbar machen.
- Global ausrollen & Kommunikation begleiten: Klare, motivierende Botschaften in Teams.
- Monitoring & Optimierung verankern: Monatliche Reviews, Feedback-Auswertung, Inhalte anpassen.
Fazit
Virtuelle Trainings mit Viva Learning sind das moderne Rückgrat internationaler CRM-Rollouts. Sie verbinden Flexibilität mit Struktur, Technik mit Didaktik und KPI-Tracking mit Nutzerzentrierung. Wer Lernpfade strategisch aufsetzt, Inhalte sinnvoll kuratiert und Feedback ernst nimmt, schafft nicht nur informierte, sondern engagierte CRM-Nutzer.
Über die Aliru GmbH
Die Aliru GmbH unterstützt Konzerne dabei, Viva Learning erfolgreich in Microsoft-Dynamics-Projekte zu integrieren. Wir entwickeln rollenbasierte Lernpfade, kuratieren Inhalte und verknüpfen Trainingsprogramme mit konkreten KPI-Zielen. Durch Erfahrung, Systemwissen und Change-Kompetenz sorgen wir dafür, dass Lernen im Arbeitsfluss stattfindet – nachhaltig, messbar und motivierend.
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