Salesforce Alternativen – Die besten CRM-Systeme im Vergleich

Salesforce Alternativen – Die besten CRM-Systeme im Vergleich

Salesforce gilt als unangefochtener Marktführer im CRM-Bereich und verwaltet weltweit Millionen von Kundendaten. Doch nicht jedes Unternehmen braucht einen Sportwagen, wenn ein zuverlässiger Mittelklassewagen völlig ausreicht. Genau hier liegt das Problem vieler Betriebe: Salesforce kann überdimensioniert, zu komplex und schlichtweg zu teuer sein.

Die Gründe für die Suche nach Salesforce Alternativen sind vielfältig. Hohe Lizenzkosten belasten das Budget, während die komplexe Bedienung oft wochenlange Schulungen erfordert. Kleine und mittelständische Unternehmen benötigen oft gar nicht alle Funktionen, die Salesforce bietet – zahlen aber trotzdem den vollen Preis.

Dieser Artikel zeigt Ihnen die besten Salesforce Alternativen auf dem Markt. Sie erfahren, welche kostengünstigen CRM-Systeme für verschiedene Unternehmensgrößen geeignet sind und wie Sie die richtige Entscheidung treffen. Egal ob Sie Vertriebsleiter, Marketingverantwortlicher oder IT-Entscheider sind – hier finden Sie praxisnahe Lösungen ohne Fachchinesisch.

Warum Unternehmen nach Salesforce Alternativen suchen

Herausforderungen mit Salesforce

Stellen Sie sich vor, Sie wollen nur einen Brief verschicken und bekommen dafür ein komplettes Postverteilzentrum angeboten. Genau so fühlen sich viele Unternehmen mit Salesforce. Die Lizenzkosten beginnen bei etwa 25 Euro pro Nutzer monatlich, können aber schnell auf über 300 Euro ansteigen. Bei einem zehnköpfigen Vertriebsteam sprechen wir von mindestens 3.000 Euro jährlich – und das ist nur der Anfang.

Die Komplexität von Salesforce erfordert oft monatelange Einarbeitungszeiten. Mitarbeiter verbringen mehr Zeit mit der Bedienung des Systems als mit dem eigentlichen Verkauf. Eine mittelständische Firma aus dem Maschinenbau berichtete, dass allein die Grundkonfiguration sechs Monate dauerte – Zeit, die dem Kerngeschäft fehlte.

Hinzu kommt: Salesforce ist nicht für jede Branche optimal konzipiert. Ein Handwerksbetrieb benötigt andere Funktionen als ein Softwareunternehmen. Trotzdem zahlen beide für das gleiche überdimensionierte System.

Bedürfnisse und Anforderungen, die Alternativen abdecken

Moderne Unternehmen wünschen sich transparente Preise ohne versteckte Kosten. Sie möchten ein System, das ihre Mitarbeiter nach einem Nachmittag bedienen können, nicht nach einem Semester. Die Integration in bestehende Tools wie Microsoft Teams, SAP oder das eigene E-Mail-System sollte reibungslos funktionieren.

Flexibilität steht ganz oben auf der Wunschliste. Ein wachsendes Startup braucht heute drei Nutzer, in zwei Jahren vielleicht dreißig. Das CRM-System sollte mitwachsen, ohne dass gleich alle Prozesse neu aufgesetzt werden müssen. Branchenspezifische Anpassungen – ob für den Einzelhandel, die Beratung oder die Produktion – müssen ohne Programmieraufwand möglich sein.

Die Top 5 Salesforce Alternativen im Überblick

Pipedrive – Fokus auf Vertriebserfolg

Pipedrive macht seinem Namen alle Ehre: Es verwandelt den Vertrieb in eine übersichtliche Pipeline, die jeder sofort versteht. Die visuelle Darstellung zeigt auf einen Blick, wo jeder Kunde im Verkaufsprozess steht. Kein stundenlanges Suchen in Tabellen mehr.

Der KI-gestützte Vertriebsassistent schlägt automatisch vor, welche Kunden als nächstes kontaktiert werden sollten. E-Mail-Workflows versenden Follow-ups, ohne dass Sie daran denken müssen. Ein Vertriebsmitarbeiter kann sich auf das Wesentliche konzentrieren: den Abschluss.

Mit 14,90 Euro pro Nutzer monatlich ist Pipedrive deutlich günstiger als Salesforce. Für kleine und mittelgroße Unternehmen mit klarem Vertriebsfokus ist es oft die erste Wahl. Die Einrichtung dauert meist nur wenige Stunden statt Wochen.

HubSpot CRM – Einfacher Einstieg mit kostenfreiem Plan

HubSpot bietet etwas, was Salesforce nicht hat: einen komplett kostenlosen Einstieg. Bis zu eine Million Kontakte können Sie verwalten, ohne einen Cent zu bezahlen. E-Mail-Tracking, grundlegende Sales-Automatisierung und Berichte sind inklusive.

Das System wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Benötigen Sie später Marketing-Automation oder erweiterte Service-Funktionen, buchen Sie einfach die entsprechenden Module dazu. Die Lernkurve ist flach – neue Mitarbeiter sind meist nach einem Tag produktiv.

Kostenpflichtige Pläne starten bei 41 Euro monatlich. Für Startups und wachsende Unternehmen ist HubSpot oft der perfekte Einstieg in die CRM-Welt, ohne sofort hohe Investitionen zu tätigen.

Zoho CRM – Flexibel und skalierbar

Zoho CRM ist wie ein Schweizer Taschenmesser unter den CRM-Alternativen. Es bietet alles, was Sie brauchen: Lead-Management, KI-Insights, Echtzeit-Tracking und vieles mehr. Die kostenlose Version unterstützt bis zu drei Nutzer – ideal für kleinste Unternehmen.

Die Anpassbarkeit ist beeindruckend. Ob Sie Felder hinzufügen, Workflows ändern oder Berichte erstellen möchten – fast alles ist ohne Programmierung möglich. Ein Beratungsunternehmen kann Zoho völlig anders konfigurieren als ein Einzelhändler.

Kostenpflichtige Pläne beginnen bei etwa 20 Dollar pro Nutzer monatlich. Zoho eignet sich für Unternehmen jeder Größe, die Wert auf Flexibilität und schrittweise Erweiterung legen.

Microsoft Dynamics 365 Sales – Integration und Business-Fokus

Wenn Ihr Unternehmen bereits Microsoft Office, Teams oder andere Microsoft-Produkte nutzt, ist Dynamics 365 Sales eine natürliche Wahl. Die Integration ist nahtlos – Termine aus Outlook, Dokumente aus SharePoint und Chat-Verläufe aus Teams fließen automatisch ins CRM.

KI-unterstützte Verkaufsprozesse analysieren E-Mails und Anrufe, um Verkaufschancen zu identifizieren. Die automatische Anrufprotokollierung erspart lästige Nacharbeiten. Für Unternehmen mit komplexen Anforderungen bietet Dynamics 365 die nötige Tiefe.

Mit 54,80 Euro pro Nutzer monatlich ist es nicht die günstigste Option, aber für Microsoft-affine Unternehmen oft die effizienteste. Die Implementierung durch spezialisierte Beratung wie Aliru kann den Unterschied zwischen Frust und Erfolg ausmachen.

Zendesk Sell – Starke Analyse und Lead-Management

Zendesk Sell (früher Base CRM) punktet mit erstklassigen Analyse-Tools. Umfangreiche Berichte und Dashboards zeigen genau, wo Ihr Vertrieb steht. Smart Lists segmentieren Leads automatisch nach Ihren Kriterien.

Das Pipeline-Management ist intuitiv und visuell. Verkaufsteams sehen sofort, welche Deals Aufmerksamkeit brauchen. Die mobile App funktioniert auch offline – perfekt für Außendienstmitarbeiter.

Ab 19 Dollar pro Nutzer monatlich bietet Zendesk Sell ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für Teams, die auf detaillierte Verkaufsanalysen und einfaches Pipeline-Management setzen.

Wichtige Kriterien für die Auswahl der passenden Salesforce Alternative

Funktionalitäten und Unternehmensgröße

Nicht jedes Unternehmen braucht die gleichen CRM-Funktionen. Ein reines Vertriebsteam konzentriert sich auf Pipeline-Management und Kundenakquise. Marketing-Teams benötigen E-Mail-Kampagnen und Lead-Nurturing. Der Kundenservice braucht Ticket-Systeme und Wissensdatenbanken.

Die Unternehmensgröße bestimmt oft die Komplexität. Ein Startup mit fünf Mitarbeitern kann mit einem einfachen System starten. Ein Mittelständler mit 200 Angestellten benötigt Rollen, Berechtigungen und komplexe Workflows. Wichtig ist: Das System sollte mitwachsen können, ohne dass Sie komplett wechseln müssen.

Kostenstruktur und Preis-Leistungs-Verhältnis

Die Kostenstruktur entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg der CRM-Einführung. Achten Sie auf versteckte Kosten: Manche Anbieter berechnen extra für Datenspeicher, E-Mail-Versand oder Support. Ein scheinbar günstiges System kann schnell teuer werden.

Kostenfreie Einstiegsmöglichkeiten wie bei HubSpot oder Zoho reduzieren das Risiko. Sie können das System testen, ohne sofort zu investieren. Professional-Pläne lohnen sich meist erst, wenn das Team wächst oder spezielle Funktionen benötigt werden.

Benutzerfreundlichkeit und Implementierung

Das beste CRM-System nützt nichts, wenn es niemand bedienen kann. Moderne Systeme sollten intuitiv sein – ohne wochenlange Schulungen. Wenn neue Mitarbeiter das System nicht innerhalb weniger Tage verstehen, ist es zu komplex.

Die Implementierung sollte Wochen, nicht Monate dauern. Systemanbieter, die von „einfacher Einrichtung" sprechen, meinen oft: einfach für IT-Experten. Fragen Sie nach konkreten Zeitplänen und Referenzen ähnlicher Unternehmen.

Integration und technologische Vernetzung

Ihr CRM-System arbeitet nicht isoliert. Es muss mit Ihrem E-Mail-System, dem Kalender, dem ERP-System und anderen Tools kommunizieren. Schnittstellen zu Microsoft Teams, SAP oder branchenspezifischen Programmen sind oft entscheidend.

Moderne Technologien wie KI und Automatisierung können den Unterschied machen. Ein KI-gestützter Assistent wie Sally von Aliru kann Vertriebsmitarbeitern wertvolle Zeit sparen, indem er Kundeninteraktionen analysiert und konkrete Handlungsempfehlungen gibt.

Langfristigkeit und Zukunftssicherheit

CRM-Systeme sind langfristige Investitionen. Achten Sie auf regelmäßige Updates, aktive Communities und responsive Support-Teams. Ein System, das heute perfekt ist, kann morgen veraltet sein, wenn der Anbieter nicht innoviert.

KI, Automatisierung und mobile Nutzung werden immer wichtiger. Systeme, die diese Trends frühzeitig aufgreifen, bieten langfristige Vorteile. Die Integration von Sprachassistenten, Predictive Analytics und IoT-Daten wird den CRM-Markt prägen.

Einblicke und Tipps für den erfolgreichen Wechsel zu einer Salesforce Alternative

Erfahrungsberichte und Fallstudien

Praxisberichte zeigen: Der Wechsel von Salesforce zu einer Alternative kann transformierend sein. Ein Maschinenbauunternehmen reduzierte seine CRM-Kosten um 60 Prozent und steigerte gleichzeitig die Nutzerakzeptanz. Die Mitarbeiter verbrachten weniger Zeit mit der Systemwartung und mehr Zeit mit Kunden.

Typische Herausforderungen beim Umstieg sind Datenmigration und Change Management. Mitarbeiter hängen oft an gewohnten Prozessen. Erfolgreiche Unternehmen planen den Wechsel schrittweise und beziehen alle Beteiligten frühzeitig ein.

Strategien zur Anforderungsanalyse im Unternehmen

Bevor Sie sich für eine Salesforce Alternative entscheiden, sollten Sie Ihre Anforderungen genau kennen. Sprechen Sie mit allen Abteilungen: Vertrieb, Marketing, Kundenservice und IT. Jeder hat andere Bedürfnisse und Prioritäten.

Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Funktionen und gewichten Sie diese. Ist Pipeline-Management wichtiger als E-Mail-Marketing? Benötigen Sie mobile Zugriffe oder komplexe Berichte? Eine strukturierte Anforderungsanalyse verhindert teure Fehlentscheidungen.

Integration, Datenmigration und Support durch spezialisierte Beratung

Die Datenmigration ist oft der kritischste Punkt beim CRM-Wechsel. Jahre gesammelte Kundendaten müssen fehlerfrei übertragen werden. Spezialisierte Beratung kann hier den Unterschied machen. Experten wie Aliru für Microsoft Dynamics 365 kennen die Fallstricke und haben bewährte Migrationsprozesse.

Professionelle Beratung kostet zunächst Geld, spart aber langfristig Zeit und Nerven. Ein erfahrener Berater konfiguriert das System optimal für Ihre Prozesse und schult Ihre Mitarbeiter effektiv.

Zukunftstrends: KI, Automatisierung und innovative CRM-Lösungen

Künstliche Intelligenz revolutioniert das CRM. KI-Assistenten wie Sally analysieren Kundeninteraktionen und geben konkrete Handlungsempfehlungen. Sie erkennen Kaufsignale, die Menschen übersehen, und schlagen optimale Kontaktzeiten vor.

Automatisierung nimmt Routineaufgaben ab. Follow-up-E-Mails versenden sich selbst, Termine werden automatisch terminiert, und Berichte erstellen sich auf Knopfdruck. Diese Technologien sind nicht mehr Zukunftsmusik – sie sind heute verfügbar und erschwinglich.

Fazit und Handlungsempfehlungen

Salesforce Alternativen bieten attraktive, kosteneffiziente und benutzerfreundliche Lösungen für jede Unternehmensgröße. Der Schlüssel liegt in einer gründlichen Anforderungsanalyse und dem systematischen Vergleich von Funktionalität, Preis, Integration und Benutzererfahrung.

Unsere Empfehlungen auf einen Blick: Pipedrive für vertriebsorientierten Fokus, HubSpot für den kostenlosen Einstieg, Zoho für maximale Flexibilität, Microsoft Dynamics 365 für umfassende Integration und Zendesk Sell für detaillierte Analysen.

Spezialisierte Beratung und durchdachte Implementierungsstrategien sind entscheidend für den Erfolg. Berücksichtigen Sie dabei unbedingt zukunftsweisende Trends wie KI und Automatisierung. Ein CRM-System ist eine langfristige Investition – es sollte nicht nur heute funktionieren, sondern auch morgen innovativ sein.

Mit dem richtigen CRM-System – abgestimmt auf Ihre individuellen Anforderungen – steigern Sie Ihre Vertriebseffizienz und Kundenbindung nachhaltig und sichern sich Wettbewerbsvorteile in einer zunehmend digitalen Geschäftswelt.